Notas de voz de WhatsApp en eventos: un asistente con IA que escucha

Un asistente de eventos por WhatsApp que entiende notas de voz deja que cada persona pregunte hablando y reciba una respuesta con la información de su entrada, sus sesiones o su viaje. Cuando tienes las manos ocupadas o vas con prisa, mandar un audio evita tener que parar a teclear. Para la organización, es una forma de atender las dudas en el momento en que surgen.

Por qué aceptar notas de voz

En marzo de 2022, WhatsApp contaba que sus usuarios envían de media 7.000 millones de mensajes de voz al día ^[1]. Tus asistentes ya usan el audio con compañeros y proveedores. En el evento pueden seguir preguntando así mientras caminan entre salas o llevan material.

Hablar también facilita la consulta a quien escribe despacio en el móvil, tiene dificultades para usar una pantalla pequeña o prefiere expresarse en su idioma. Tener esa opción forma parte de la atención a públicos diversos.

Además, una pregunta hablada puede traer detalles que se omiten al escribir. El asistente cuenta lo que necesita con su contexto, sin reducirlo a unas palabras. Esa información ayuda a responder una consulta sobre su inscripción o su itinerario.

Usos durante el evento

• Orientación y montaje. Consultar la siguiente sala, los accesos o los horarios de descarga mientras te desplazas o tienes las manos ocupadas.
• Viajes e incentivos. Preguntar por el hotel, la cena o el transfer asignado a cada persona, sin buscar entre documentos generales.
• Opiniones después de una sesión. Contar qué ha parecido la charla en la misma conversación. Explicamos cómo recoger esas respuestas en del cuestionario final al feedback durante el evento con EVA.

Una respuesta sobre el viaje depende de los datos de quien pregunta. Esta conversación es un ejemplo ficticio:

🎤 Elena (nota de voz): «Acabamos de aterrizar, voy en el transfer. ¿Cuál era mi hotel y a qué hora es la cena de esta noche?»

EVA: Bienvenida, Elena. Te alojas en el Hotel Centro. La cena es a las 21:00 en el restaurante del hotel y el transfer de vuelta mañana sale a las 10:15 desde la puerta principal.

(conversación de ejemplo: nombres, horas y lugares son ficticios)

Cómo lo hace EVA

EVA, nuestro asistente con IA para eventos, entiende las notas de voz de WhatsApp y responde en la misma conversación, en el idioma del asistente. Cada persona graba el audio como lo haría con cualquier contacto.

Para responder, EVA tiene en cuenta la entrada, las respuestas del formulario de inscripción, las sesiones y los datos de viaje que tengas disponibles. Cuando pregunta por una sesión y recibe una opinión en audio, la guarda con las palabras del asistente, igual que una respuesta escrita.

Qué preparar

Prepara la misma información que usarías para responder por escrito. El audio cambia cómo llega la pregunta; los datos necesarios para contestarla son los mismos.

1. Reúne la información del evento. Agenda, accesos, aparcamiento y horarios de montaje. Comprueba que corresponda a la jornada que vas a celebrar.
2. Añade los datos de cada persona. Inscripción, sesiones y viaje, según lo que tengas. Puedes importar el listado de asistentes desde un CSV, la hoja de cálculo que ya usas.
3. Cuéntalo en la bienvenida. Indica que pueden escribir o mandar una nota de voz. Así conocen la opción antes de necesitarla.
4. Revisa las consultas. Las preguntas habladas pueden aportar más contexto. Úsalas para completar la información antes de la siguiente jornada.

Si estás comparando opciones, consulta qué debe saber responder un chatbot para eventos y cómo elegir uno. En la demo, prueba una pregunta larga por audio y comprueba si la respuesta corresponde a la persona que pregunta.

Errores comunes

Pensar solo en el público joven

Las notas de voz también pueden resultar cómodas para ponentes sénior o asistentes internacionales. Ofrece la opción a todo el público.

Cargar solo la agenda general

Para responder sobre la sesión o el viaje de una persona hacen falta sus datos. Prepara esa información junto con la del evento.

Dejar las opiniones habladas sin revisar

Inclúyelas en la revisión del feedback. Las palabras del asistente aportan matices que una puntuación no recoge.

Si quieres verlo con tu evento

Consulta la atención personalizada de EVA y la visión general de EVA. Para pedir una demo, escríbenos a projects@sinapser.com y cuéntanos qué evento organizas y qué preguntan tus asistentes.

Fuentes

1. Making Voice Messages Better, WhatsApp (30 de marzo de 2022): los usuarios de WhatsApp envían de media 7.000 millones de mensajes de voz al día.

Preguntas frecuentes

¿Hay que instalar algo para mandar audios?

No hace falta instalar otra aplicación. La nota de voz se manda desde WhatsApp, al número de tu organización o al de EVA.

¿Se puede alternar entre audio y texto?

Sí, cada persona puede elegir cómo preguntar en cada momento. Ambos formatos se usan en la misma conversación.

¿Hay que preparar la información en varios idiomas?

No necesitas una versión para cada lengua. EVA responde en el idioma del asistente aunque la información se haya preparado en otro.

¿Se pueden recoger opiniones por voz?

Sí, cuando EVA pregunta por una sesión, el asistente puede contestar con un audio. Esa respuesta se guarda igual que si la hubiera escrito.