Informe de un evento: demuestra a tu cliente lo que ha valido

Un informe de resultados de un evento demuestra a tu cliente o a tu dirección qué ha conseguido el evento frente a lo que se quería lograr. Debe aportar pruebas que entienda alguien que no estuvo allí y proponer qué hacer con los resultados.

Qué debe demostrar el informe

La asistencia y las fotos documentan lo que pasó. Para decidir si conviene repetir el evento, tu cliente necesita saber qué aportó al público y qué resultados comerciales puede relacionar con él.

Qué recoges	Qué demuestra
Asistencia y perfiles	Quién vino
Respuestas de los asistentes	Qué valoraron y qué les interesa
Oportunidades, reuniones y ventas	Resultados comerciales que el cliente puede relacionar con el evento

La satisfacción no es el ROI. El ROI se calcula restando el coste del evento al beneficio que se le atribuye y dividiendo el resultado entre ese mismo coste. Tu cliente aporta los costes y los datos comerciales; las respuestas del público ayudan a explicar qué ha funcionado.

Acuerda las preguntas antes del evento

En la reunión de arranque, pregunta a tu cliente: «Cuando esto acabe, ¿qué tendrás que contarle a tu dirección?». Elige pocas preguntas y decide qué recoger para responderlas: valoraciones de las sesiones, qué actividad aportó más o qué intereses expresó el público.

Deja escrito en la propuesta qué preguntas responderá el informe y qué no medirá. Acuerda también quién lo presentará y quién usará los resultados. Una pregunta sobra si el cliente no sabe qué decisión tomar con su respuesta.

Recoge las respuestas mientras ocurre el evento

Pide la opinión cuando la experiencia está reciente. Conserva las palabras de los asistentes: explican el motivo de una valoración y dan al equipo comercial un punto de partida para contactar.

EVA introduce las preguntas cuando encajan en la conversación, después de resolver lo que el asistente necesitaba:

Jorge: ¿Dónde es la demo del módulo de facturación?

EVA: En la sala Itálica, a las 13:00 📍 Ya que te interesa, ¿qué te gustaría resolver en tu empresa con ese módulo?

Jorge: Cerramos el mes a mano con varias hojas de cálculo. Quiero ver si se puede automatizar la conciliación.

(conversación de ejemplo)

La respuesta recoge el producto que interesa a Jorge y lo que quiere resolver. Cuenta cuántas personas respondieron y distingue sus opiniones de las del conjunto del público. Para configurar las preguntas, consulta cómo recoger feedback durante el evento con EVA.

Cómo ordenar el informe

Escribe para alguien que va a leerlo con prisa:

1. Abre con las preguntas acordadas y una respuesta breve a cada una.
2. Dedica un apartado a cada pregunta. Incluye el número de respuestas, los resultados y algunas citas textuales que los expliquen.
3. Propón una decisión al final de cada apartado.
4. Reserva un espacio para los resultados comerciales que aporte el cliente.
5. Deja la asistencia y la logística al final, si hacen falta.

Si trabajas en el equipo de eventos de una empresa, la estructura es la misma. Cambia quién presenta el informe y ante quién.

Tres usos después del informe

• Equipo comercial: prepara una audiencia con quienes comparten un interés y acuerda quién contactará con ella y cuándo. Un interés orienta la conversación, sin asegurar una compra.
• Patrocinadores: entrega a cada uno las valoraciones y los comentarios sobre su actividad. Tendrá información concreta para valorar su participación en la siguiente edición.
• Próxima edición: usa lo que el público valoró y pidió para preparar la propuesta. Incluye el informe y su alcance desde el principio.

Cómo lo hacemos con EVA

En Sinapser configuramos objetivos para recoger las respuestas que necesita tu cliente. EVA las guarda y el panel de resultados las reúne durante el evento, para que puedas compartir un avance; el informe agrupa las respuestas de los distintos objetivos.

EVA Insights identifica intereses a partir de las conversaciones, las respuestas y los datos disponibles del evento. Puedes generar audiencias y exportarlas al sistema de marketing del cliente o preparar una comunicación, según los datos y permisos disponibles; ese conocimiento se conserva entre eventos del mismo organizador. Consulta el feedback y las encuestas con EVA y EVA Insights.

Errores comunes

Dejar el informe para después

Acuerda su alcance en la reunión de arranque. Así podrás recoger las respuestas durante el evento, con la experiencia reciente.

Abrir con el trabajo de la agencia

Revisa la primera página: debe responder a los objetivos del cliente. Los detalles del montaje pueden ir al final.

Llamar ROI a una buena valoración

Separa las opiniones de los asistentes de los resultados comerciales. El cliente aporta los datos para calcular el retorno.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta un informe distinto para cada destinatario?

Adapta el contenido a quien lo va a usar. Dirección necesita decisiones; el equipo comercial, intereses y audiencias; el patrocinador, los resultados de su actividad.

¿Cuándo puedo compartir los primeros resultados?

El panel reúne las respuestas mientras el evento sigue en marcha. Puedes enviar un avance al cierre de la primera jornada, sin esperar al informe final.

¿Qué hago si responden pocos asistentes?

Indica cuántas respuestas has recogido y a quiénes corresponden. Presenta las conclusiones como la opinión de esas personas, sin extenderlas a todo el público.

¿Puedo verlo con un evento mío?

Escríbenos a projects@sinapser.com para una demo. Preparamos contigo las preguntas de tu próximo evento y te enseñamos cómo llegarían al informe.