Las reuniones internacionales duran menos, pero sus asistentes se quedan más noches

La clausura es el jueves a las dos. Los autobuses al aeropuerto están reservados, el catering de despedida cerrado y el equipo ya piensa en desmontar. Para ti, el evento termina ahí. Para una parte de tus asistentes, el viaje sigue unos días más.

Los datos de Athena, el buscador gratuito de estudios del sector de Sinapser, apuntan en esa dirección desde tres sitios distintos.

Menos días de reunión, más noches de hotel

El Meeting Industry Report Austria 2025, del Austrian Convention Bureau y Österreich Werbung, recoge cada año los congresos, las reuniones de empresa y los seminarios que se celebran en Austria. Si miras solo las reuniones internacionales, aparece algo curioso.

Cada año duran un poco menos. En 2023 duraban 2,59 días de media, en 2024 2,52 y en 2025 2,44, un 3,3 % menos que el año anterior. Y, al mismo tiempo, cada participante pasa más noches en el país: 4,15 de media en 2024 y 4,45 en 2025, un 7,4 % más.

Una parte de la diferencia entre días y noches es lógica. Quien viene de lejos suele llegar la víspera y a veces se marcha al día siguiente. Pero lo interesante es que la reunión se acorta y la estancia se alarga. El informe no explica por qué. Son medias de todo el país, y también puede influir qué tipo de reuniones llegaron cada año.

Una pista desde Viena

Otro estudio, sobre los efectos económicos de la industria de reuniones en Viena, elaborado por el instituto WIFO para la oficina de turismo de la ciudad, preguntó directamente a 819 participantes de congresos, eventos de empresa y seminarios.

Casi un tercio, el 32 %, combinó el evento con unas vacaciones o con una visita a familia y amigos. Y no se quedó en la intención: un 54 % de ese grupo alargó su estancia en Viena, y quienes la alargaron sumaron una media de tres noches. Además, un 27 % viajó con un acompañante que no asistía al evento.

Dicho de otra forma: en Viena, una parte de tu público llega con planes propios para antes o después del programa. Y a veces no viene solo.

No es solo cosa de Austria

En el Reino Unido, el informe de VisitBritain sobre el gasto de los delegados en eventos profesionales dibuja algo parecido. De los delegados que llegan desde otros países europeos, un 33 % alarga el viaje. Entre los que vienen de fuera de Europa, el 56 %.

El tipo de evento también cuenta. En los congresos de asociaciones, alarga el viaje el 27 % de los delegados. En el resto de formatos, el 10 %. Así que si organizas congresos de asociaciones o con mucho público internacional, esto te toca más de cerca.

Lo que pasa después de la clausura

Solemos medir un evento por lo que ocurre entre la bienvenida y la despedida. Pero para muchos asistentes el viaje empieza antes y acaba después, y esos días también forman parte de cómo recuerdan el congreso y la ciudad. No hace falta montar un segundo programa. Bastan unas decisiones pequeñas que se toman en la fase de planificación:

• Pregunta en la inscripción si piensan quedarse más noches o venir con alguien. Es una pregunta sencilla que te ayuda a calcular mejor el bloque de habitaciones y a saber si tiene sentido preparar algo para acompañantes.
• Negocia que la tarifa de grupo del hotel valga también antes y después. Si una parte de tu público va a alargar el viaje de todas formas, que pueda hacerlo con el mismo hotel y el mismo precio es un detalle que se agradece.
• Piensa en los acompañantes. En Viena, más de una cuarta parte viajó con alguien que no iba al evento. Un plan sencillo para ellos, o al menos una buena guía práctica, cambia mucho su experiencia.
• Prepara el día después. Consigna para el equipaje el último día, cómo llegar al aeropuerto a distintas horas y un par de recomendaciones de la ciudad. Es información que muchos van a necesitar y que casi nunca está en el programa.

Tu agenda termina con la clausura. La de tus asistentes, cada vez menos.

Antes de usar estas cifras en una propuesta, mira bien de dónde sale cada una. Si te interesa, te puede servir ¿Expectativa o resultado? Cómo leer una cifra del sector de eventos. En Athena puedes consultar cada estudio y la página de la que sale cada dato.

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En Sinapser ayudamos a los equipos de eventos a trabajar con datos y con IA. Si quieres conocer mejor a tus asistentes, hablemos.