Para 2027, el coste cae al quinto puesto de los retos y el asistente gana peso

Si estos días estás cerrando presupuestos para el año que viene, lo más probable es que la primera conversación con tu cliente haya sido sobre dinero. Hotel, catering, audiovisuales. Es lo normal. Pero en la lista de preocupaciones de los profesionales de reuniones, el dinero acaba de bajar varios peldaños.

Lo cuenta la previsión anual de Amex GBT Meetings & Events para 2027. Se basa en una encuesta a 500 profesionales de once países hecha en agosto. Hace un año, en la edición para 2026, el coste era el reto más citado: el 38 % lo señalaba como uno de los retos de organizar reuniones. Para 2027, el coste ha caído al quinto puesto.

Puedes consultar los dos informes en Athena, el buscador gratuito de estudios del sector de Sinapser: la previsión para 2027 y la de 2026. Un matiz: la muestra no es la misma de un año a otro, así que conviene leer el cambio como una tendencia y no como una medida exacta.

El dinero no se ha ido a ninguna parte

Que el coste baje en la lista no quiere decir que haya desaparecido. Reducir costes sigue siendo una prioridad para el 27 % de los encuestados, y encontrar sedes más económicas, también para el 27 %. A la hora de elegir sede, el 31 % dice que lo que más pesa es el coste por asistente. Y el 91 % espera que sus presupuestos suban en 2027.

O sea, el presupuesto sigue mandando en muchas decisiones. Lo que ha cambiado es el lugar que ocupa entre las preocupaciones.

Lo que sube: el asistente

Mientras el coste baja, la experiencia del asistente sube. En la edición para 2026, el 33 % elegía como prioridad mejorar la experiencia del asistente con eventos más memorables. Para 2027 la elige el 42 %, y sigue siendo la primera de la lista por tercer año seguido.

No es una preocupación nueva. Ya hace un año, el 31 % veía como reto diseñar eventos a la medida del asistente de hoy. Lo nuevo es el peso que ha ganado frente al dinero.

Optimistas, pero con la boca más pequeña

El mismo informe trae otro matiz. El 93 % es optimista sobre la salud del sector en 2027. Hasta aquí, buenas noticias. Pero los que se declaran «muy optimistas» han bajado del 62 % al 45 % en un año.

La encuesta no mide qué hay detrás de ese enfriamiento, pero los autores lo relacionan con una mayor conciencia de la incertidumbre geopolítica y de la subida de costes. Curioso: el coste baja en la lista de retos y, sin embargo, aparece en la explicación del ánimo. Nuestra lectura es práctica. Con un ánimo más prudente, cada partida tendrá que justificarse mejor ante el cliente. Y lo que vive el asistente es lo que más se ve de un evento.

Qué quiere decir un asistente «exigente»

La palabra se usa mucho y concreta poco. Por suerte, el informe la aterriza. Se preguntó a los profesionales qué buscan cada vez más los asistentes en los dos últimos años. El 35 % habla de interacciones más personalizadas. El 31 % menciona un networking más social y mejor preparado. Y otro 31 %, sesiones prácticas y talleres en los que participar.

Seguro que te suena. Es el asistente que en el café te pregunta con quién debería hablar. O la sala del taller llena mientras la plenaria se queda a medias. No es una impresión solo tuya: en el informe de mitad de año de RainFocus, el 60 % de los profesionales encuestados dice que está aumentando el tiempo de networking en sus eventos.

Qué puedes hacer con esto en tu próximo evento

La primera idea es sencilla: pregunta antes de diseñar. Unas pocas preguntas en la inscripción sobre qué viene a buscar cada persona te dan mucha más pista que cualquier tendencia general. Con eso puedes agrupar mesas, sugerir sesiones o presentar entre sí a asistentes con algo en común.

La segunda: no dejes el networking a la suerte del café. Si buena parte del sector percibe que el asistente quiere un networking mejor preparado, merece un hueco en el programa y alguien que lo dinamice. Tienes ideas de formatos de networking que puedes copiar tal cual.

La tercera: revisa la agenda con ojos de asistente. ¿Hay alguna ponencia que funcionaría mejor como taller? A veces basta con acortar una sesión y dejar tiempo para preguntas o trabajo en grupo. Ya vimos que el público quiere la keynote más corta y más útil.

Y la cuarta, la más estratégica: cuando hables de presupuesto con tu cliente, habla también de experiencia. Qué partidas llegan de verdad al asistente y cuáles no. Esa conversación te ayudará a defender dónde poner cada euro.

En 2027 el presupuesto seguirá contando. Pero la pregunta que gana peso en el sector es otra: ¿sabes qué quiere la gente que va a venir a tu evento?

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